MENGGUNAKAN FIELD PROPERTIES PADA DESAIN TABEL DI MICROSOFT ACCES 2010

A.    Tujuan Praktikum

1. Mahasiswa mampu mengatur format masukan data.
2. Mahasiswa mampu menentukan tampilan pada saat memasukkan data (Input Mask).
3. Mahasiswa mampu menentukan nilai default.
4. Mahasiswa mampu menentukan validasi masukan data.
5. Mahasiswa mampu menentukan pesan kesalahan pada validasi masukan data.
6. Mahasiswa mampu menggunakan fasilitas Lookup Wizard.

B.     Landasan Teori

Pada praktikum kali ini akan dibahas mengenai penggunaan Field Properties pada Desain Tabel dan kaitannya dengan Operator OR dan AND dan fungsi string seperti LEFT, RIGHT dan MID. Atau kombinasi Operator OR dan AND dengan fungsi string.

Gambar 1.1. Kotak Dialog Field Properties Tab General

Untuk mengatur format masukan data pada program Microsoft Access, dapat diatur pada Field Properties desain tabel seperti pada gambar 1.1.

Property format digunakan untuk menampilkan data dalam format yang tetap pada saat data dimasukkan. Misalnya field TANGGAL LAHIR diatur formatnya menjadi Medium Date, maka setiap data tanggal yang dimasukkan akan ditampilkan dalam bentuk 05-Oct-99. Jika user memasukkan data tanggal dalam format 10/05/99, maka Microsoft Access akan secara otomatis mengkonversikan data tanggal tersebut ke dalam bentuk atau format Medium Date saat record disimpan.

C.    Langkah Kerja

1. Cara Mengatur Format Tampilan Field Tanggal Lahir

a.       Pada jendela desain tabel, klik field Tanggal Lahir.

b.      Pada kotak dialog Field Properties Tab General, klik kotak format lalu klik tombol panah bawah (drop-down), sehingga muncul beberapa pilihan format tanggal yang diinginkan, lalu pilih Short Date.

Gambar 1.2. Properties Format pada Data Type Date Time

2.      Cara Mengatur Format Properti Decimal Place

a.       Klik field Gaji dengan jenis data Number/Currency

b.      Pada kotak dialog Field Properties Tab General, klik kotak decimal places lalu klik tombol panah bawah (drop-down), sehingga muncul beberapa pilihan format desimal yang diinginkan, lalu pilih berapa digit desimal yang ingin ditampilkan.

Gambar 1.3. Properties Format pada Data Type Currency

3.      Cara Menentukan Nilai Default

a.       Klik field yang akan diformat, misalnya field SKS.

b.      Pada kotak dialog Field Properties Tab General, klik kotak default value, lalu ketikkan nilai yang diinginkan. Lihat gambar 1.4

Gambar 1.4. Properties Default Value

4.      Cara Menentukan Tampilan Pada Saat Memasukkan Data (Input Mask).

a.       Misal ingin memasukkan data GA-001-0 pada field KODE, maka isikan pada kotak Input Mask LL-000-0.

LL                         : dua karakter pertama harus berbentuk label.

000            : tiga karakter kedua harus berbentuk angka.

0                : satu karakter terakhir harus berbentuk angka.

Seperti pada gambar di bawah ini, dengan catatan di luar dari ketentuan itu maka data tidak akan dapat dimasukkan.

Gambar 1.5. Properties Format pada field Kode

b.         Selain menentukan Input Mask, kita juga dapat menentukan validasi masukan data (validation rule). Misalnya kita ingin menambahkan data data pada field Nilai UTS dengan validasi nilai yang diperbolehkan masuk antara 0 sampai dengan 100. Lihat  gambar 1.5.

Gambar 1.6. Properties Validation Rule

c.         Selain cara di atas, dapat juga dilakukan dengan cara klik kanan pada property tersebut lalu pilih build, sehingga akan muncul kotak dialog  Expression Builder. Lihat gambar 1.6.

Gambar 1.7. Kotak Dialog Expression Builder

d.        Selain menentukan validasi masukkan data (validation rule). Kita juga bias menentukan validasi text yang digunakan untuk memberikan pesan kesalahan karena data yang dimasukkan tidak sesuai dengan batasan yang telah dibuat pada validation rule (lihat gambar 1.5.).

Gambar 1.8. Properties Validation Text

5.      Cara Menggunakan Fasilitas Lookup Wizard

a.       Buka tabel Data Mahasiswa dalam tampilan desain, sisipkan field JURUSAN di bawah field NAMA. Lihat gambar 1.9.

Gambar 1.9. Tabel Data Mahasiswa

b.         Pada Data Type pilih Lookup Wizard (lihat gambar 1.10.). Sehingga  akan muncul kotak dialog seperti pada gambar 1.11

.

Gambar 1.10. Data Type         Lookup Wizard

Gambar 1.11. Kotak Dialog Lookup Wizard – Tahap Pertama

c.         Pada kotak dialog Lookup Wizard yang pertama pilih “I will type in the value that I want” dimana kita ingin mengetik/mengisi sendiri nilai-nilai yang diinginkan. Klik Next, sehingga muncul kotak dialog berikutnya yang akan menanyakan ada berapa kolom yang akan memuat keterangan. Lihat gambar 1.12.

Gambar 1.12. Kotak Dialog Lookup Wizard – Tahap Kedua

d.      Pada Number of columns ketik 1, lalu isikan Pendidikan TIK, Pendidikan B.Indonesia, Pendidikan B.Inggris,  dan Pendidikan Seni. Klik Next.

Gambar 1.13. Kotak Dialog Lookup Wizard – Tahap Terakhir

e.       Klik Finish. Bila diklik panah bawah, akan terlihat empat buah pilihan yang telah diketikkan. Kini kita dapat menghemat waktu dan terhindar dari salah ketik saat mengisi field Jurusan.

Gambar 1.14. Tampilan setelan Lookup Wizard di-run

Selain cara di atas, kita dapat membuat Lookup Wizard dengan menggunakan Field Properties pada tab Lookup, dengan langkah sebagai berikut:

a.       Aktifkan field Jurusan, pada Field Properties pilih tab Lookup. Lihat gambar 1.15.

Gambar 1.15. Field Properties tab Lookup

 b.         Klik pada Display Control, lalu klik panah bawah pilih Combo Box.

c.       Pada kotak isian Row Source Type, pilih Value List.

d.      Klik pada kotak Row Source lalu ketik :

"Pendidikan TIK";"Pendidikan B.Indonesia";"Pendidikan B.Inggris";"Pendidikan seni"

D.    Praktek/Latihan

1. Buatlah tabel  dengan nama Kereta, dengan struktur tabel seperti gambar di bawah ini :

Gambar 1.16

2. Gunakan field KODE sebagai primary key.
3. Pada field KODE berikan validasi sebagai berikut :

-      KODE harus diawali dengan BIM/SEN/MUT/EKO dan 4 digit terakhir harus berupa angka.

-      Bila data yang dimasukkan selain dari ketentuan di atas, berikan peringatan : Anda  salah memasukkan data, silakan ulangi lagi!!

4. Pada field Tujuan, gunakan Lookup untuk membuat tombol pilihan Combo Box/List Box pada field properties. Isikan datanya seperti berikut ini :

-      BANDUNG

-      SEMARANG

-      YOGYAKARTA

-      SURABAYA

5. Simpan struktur tabel tersebut dan isikan datanya seperti berikut :

Gambar 1.17

E.     Tugas

1.        Bautlah table dengan nama kereta, dengan struktur table seperti gambar dibawah

Gambar 1.18

2.        Gunakan field KODE sebagai primary ke.

Gambar 1.19

3.        Pada field KODE berikan validasi sebagai berikut :

-            KODE harus diawali dengan GA/SE/ME dan digit terakhir harus berupa angka 0 atau 1.

-            Bila data yang dimasukkan selain dari ketentuan di atas, berikan peringatan : Anda  salah memasukkan data, silakan ulangi lagi!!

Gambar 1.20

4. Pada field Tujuan, gunakan Lookup untuk membuat tombol pilihan Combo Box/List Box pada field properties. Isikan datanya seperti berikut ini :

a.       BANDUNG

b.      SEMARANG

c.       YOGYAKARTA

d.      SURABAYA

Dengan cara sebagai berikut :

-          Pada Data Type pilih Lookup Wizard (lihat gambar 1.10.). Sehingga  akan muncul kotak dialog seperti pada gambar 1.11

Gambar 1.21. Data Type         Lookup Wizard

Gambar 1.22. Kotak Dialog Lookup Wizard – Tahap Pertama

-          Pada kotak dialog Lookup Wizard yang pertama pilih “I will type in the value that I want” dimana kita ingin mengetik/mengisi sendiri nilai-nilai yang diinginkan. Klik Next, sehingga muncul kotak dialog berikutnya yang akan menanyakan ada berapa kolom yang akan memuat keterangan. Lihat gambar 1.12.

Gambar 1.23. Kotak Dialog Lookup Wizard – Tahap Kedua

-          Pada Number of columns ketik 1, lalu isikan Bandung, Jakarta, dan Semarang. Klik Next.

Gambar 1.24. Kotak Dialog Lookup Wizard – Tahap Terakhir dan klik Finish

5.        Simpan struktur tabel tersebut dan isikan datanya seperti berikut :

Gambar 1.25

Inilah Gambar-gambar diatas